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Poucas despesas pesam mais do que a perda de produtividade. No entanto, muitas organizações globais perdem regularmente tempo com sistemas de arquivos NAS datados que constantemente retardam os fluxos de trabalho.

A tecnologia de rede de arquivos de 30 anos de idade que você provavelmente está usando está causando o que você poderia considerar como "micro tempo ocioso". Você provavelmente o aceitou como uma parte normal dos negócios, desde que você superou apenas um local.

No entanto, há um custo difícil associado a cada minuto improdutivo. No decorrer de um ano, esses minutos somam uma quantidade significativa de dor, em duas áreas.

- O primeiro resulta em um arrastamento para sua empresa como atividades comerciais normais levam mais tempo do que deveriam. Isso significa que você está chegando ao mercado, respondendo às mudanças ou atendendo aos clientes mais lentamente do que poderia ser.

- A segunda é menos visível imediatamente, mas muito mais impactante. Vamos chamar isso de custo de oportunidade perdida.

De acordo com a Deloitte, as empresas com uma estratégia colaborativa têm duas vezes mais probabilidade de superar seus concorrentes e mais probabilidade de melhorar seus lucros. Em essência, isto é porque as pessoas trabalham melhor, e mais rapidamente juntas.

A colaboração permite às empresas aproveitar o conhecimento coletivo e as habilidades para criar, inovar e produzir valor em uma base contínua, de uma forma que simplesmente não é possível quando as pessoas trabalham em silos.

Para organizações que abrangem mais de um local, a colaboração eficaz é facilitada ou pela tecnologia que permite a visibilidade dos dados em tempo real, ou dificultada por um arquivo desajeitado, lento ou compartilhamento de dados.

As empresas que não podem aproveitar ao máximo seu pool de talentos perdem muito mais do que tempo produtivo. Perdem a capacidade de inovar a uma velocidade que os veria se afastar dos concorrentes e garantir seu futuro.

Embora múltiplos fatores, da cultura da empresa à estrutura da equipe, contribuam para a capacidade de uma organização de alavancar a colaboração, não há dúvida de que a tecnologia de sistemas de arquivos desempenha um papel fundamental.

Deixando seus sistemas de arquivos NAS lentos e projetados para um único local sem endereço torna suas equipes vulneráveis a cinco problemas notáveis de produtividade:

- Navegação lenta de arquivos
- Velocidade lenta de abertura de arquivos
- Atraso nas atualizações de mudança de arquivos
- Versões de arquivos conflitantes
- Fluxos de trabalho redundantes de backup e recuperação de desastres

Seu desempenho não tem que sofrer uma "morte por mil cortes" - mas você precisará da ferramenta certa para fazer a mudança.

O que faz um sistema de arquivo global em tempo real?

Primeiro, vamos voltar ao básico. O sistema de arquivos de sua rede inteira pode ser desconstruído em torno de três peças-chave. Dependendo de como estas são configuradas, você estabelece as bases para definir a velocidade de sua experiência de arquivo.

Em tempo real, os sistemas híbridos de arquivo global da nuvem empresarial vivem em tempo real:

Armazenamento em nuvem de HDD econômico e de alta capacidade - para reter muitos arquivos reais e todas as informações que eles contêm.

Descarregar os metadados de baixo volume - para o processo de "navegação de arquivos" - para um armazenamento local SSD menor e ágil em cada ramo de trabalho em todo o mundo.

Armazenamento local flexível de arquivos - com foco em arquivos de uso freqüente e arquivos recém-criados - em mídia flash em cada filial.

Com dispositivos no local de trabalho e armazenamento central para quebrar o sistema de arquivo, você está aliviando os principais pontos de estrangulamento que ligam suas velocidades de produção.

Por outro lado, os sistemas de arquivo NAS muitas vezes sobrecarregam cada site com a carga total de trabalho. Vamos desembrulhar como isso vincula seu sistema de arquivos herdado de maneiras caras e demoradas.

1. Navegação de arquivos

Para começar, simplesmente navegando nos arquivos de sua solução existente pode rodar denso com latência. Se cada uma das filiais de sua organização fizer malabarismos com seu próprio silo de documentos de trabalho, você será incumbido de um loop de duas partes:

- Encontrar e perfurar o diretório do site no qual seu arquivo vive.
- Esperando em cada nível de diretório para receber informações de diretório - ou seja, os metadados.

Se toda a sua equipe estiver em um local em Frankfurt, estes pedidos de metadados não precisam ir longe. Aumente a distância que cada solicitação tem que percorrer - como de Frankfurt para Dallas - e você tem tempos lentos de navegação nos arquivos.

A solução em tempo real: Armazene e sincronize globalmente seus dados de navegação localmente por local.
Os metadados sincronizados globalmente dão a cada site uma cópia idêntica dos dados principais de navegação. Em um sistema híbrido de arquivos globais em nuvem, o armazenamento centralizado em nuvem armazena todos os seus arquivos. Os sites locais possuem seus próprios dispositivos para conduzir a carga de trabalho de navegação dos arquivos.

Em vez de esperar que o armazenamento de arquivos de cada filial alimente seu diretório exclusivo, use uma cópia em cada filial para indexar o armazenamento da nuvem mestre localmente. Como resultado, você manterá seus loops de navegação curtos e rápidos.

2. Abertura do arquivo

A abertura de um arquivo nunca deve demorar o suficiente para dar início a uma pausa no café. Entretanto, isto é exatamente o que se obtém quando se estica uma rede de sistema de arquivos local através de locais de trabalho distribuídos.

Para simplificar: você está mais uma vez lidando com a latência. Os mesmos atrasos de dados que aceleram sua navegação também afetam o tempo necessário para a abertura de um arquivo.

A solução em tempo real: Cache os dados "quentes" de cada site sobre os arquivadores locais que vivem em cada site.

Todas as equipes têm arquivos que usam com mais freqüência do que outras. O cache inteligente garante que quaisquer dados que sejam tocados com freqüência estarão prontos para acesso rápido, conforme necessário. Como resultado, seu pedido de arquivo aberto permanece local - poupando horas de "coffee breaks" desnecessários por mês.

3. Sincronização de mudança de arquivo

As mudanças de arquivos também são responsáveis por atrasos no fluxo de trabalho. Afinal, salvar cada pedaço dos dados de um arquivo em todo o mundo é uma demanda muito grande de largura de banda.

Pode-se dizer que seus arquivos não são folhas de cálculo maciças ou apresentações com imagens pesadas. Entretanto, os arquivos coletivos de sua equipe mudam de pacote com outros dados que podem facilmente congestionar até mesmo as redes de banda larga. Tanto seu site quanto sua largura de banda podem estar atolados com outras sincronizações de saída e entrada.

A solução em tempo real: Sincronizar apenas os dados do arquivo que foram realmente alterados.

Além de lidar com metadados e cache, os arquivadores locais podem verificar os blocos de dados para alterações antes de enviá-los. Suas transferências de arquivos em tamanho reduzido configuram atualizações de arquivos leves e em nuvem que não entupem sua rede.

Naturalmente, suas redes descongestionadas abrem a nuvem e cada filial para atualizações instantâneas e simultâneas - fazendo com que estes atrasos passem ao histórico.

4. Bloqueio de arquivos

O travamento de arquivos é a chave para evitar a duplicação de versões de arquivos que levam à perda de produtividade e à dispendiosa fusão de arquivos.

Somente em tempo real permite que o bloqueio de arquivos funcione efetivamente, pois ele precisa impor e conceder o bloqueio de arquivos antes que o arquivo seja aberto. Quando se trata do travamento por faixa de bytes que é suportado por muitas aplicações modernas, apenas o tempo real é rápido o suficiente para evitar colisões do usuário.

Quando se trabalha entre locais, a latência torna o travamento de arquivos em tempo real praticamente impossível para a maioria dos sistemas de arquivos.

Como resultado, um funcionário em Boston não receberá um cadeado até algum momento depois de abrir um arquivo. Esta latência deixa outro funcionário em San Diego capaz de abrir, editar e comprometer acidentalmente o arquivo antes que o cadeado seja concedido.

A solução em tempo real: Distribuir os bloqueios de arquivo entre os arquivadores locais por local, para que o bloqueio possa se comportar localmente, ao mesmo tempo em que é globalmente eficaz.

Nenhum de seus funcionários quer lidar com a conciliação das pistas de sua equipe apenas para trabalhar em um documento. Enquanto isso, algumas equipes podem precisar trabalhar juntas em arquivos ao mesmo tempo.

O bloqueio de arquivos distribuído globalmente dá a cada site a possibilidade de solicitar o bloqueio diretamente do site que o detém atualmente, em tempo real - bloqueando imediatamente os usuários simultâneos. Para suas equipes que precisam trabalhar com diferentes partes de um arquivo CAD ou CAM juntos, o travamento por bytes restringe apenas as porções de arquivo em uso.

5. Backup e Recuperação de Desastres

Muitas equipes também aceitam a lenta redundância de seus processos de backup e recuperação de desastres. Estes fluxos de trabalho há muito tempo têm sido o status quo que faz com que a duplicação repetitiva de arquivos pareça normal.
Naturalmente, o sistema de arquivos de sua organização não deve ser difícil de ser mantido. Mas fazer malabarismos entre a produção e várias lojas de backup é sua única proteção em seu sistema atual.
A solução em tempo real: Capture dados de arquivos em uma trilha de snapshots recuperáveis para unir seus backups, arquivos e recuperação de desastres em seu fluxo de trabalho de produção.
Para escapar do fardo do gerenciamento de dados, seus processos têm de se unir como um só. Em vez de sobrepor destrutivamente blocos de dados com edições, considere um sistema de arquivo que possa reter blocos de dados mais antigos.
Estes podem ser usados juntamente com instantâneos para retornar instantaneamente a qualquer ponto no tempo - seja após pequenas mudanças acidentais ou mesmo ataques de resgate total.

Tocar em fluxos de trabalho em tempo real com um sistema de arquivo global

Em última análise, o valor do tempo real se resume a quanto tempo você está perdendo com seus sistemas atuais.

Agora você sabe que seu sistema de arquivos legados pode deixá-lo com fluxos de trabalho lentos e redundantes. Como resultado, os custos a longo prazo do tempo perdido por sua equipe podem compensar sua mudança para uma solução moderna.

Se você acredita que estes riscos não valem a pena, um sistema de arquivo global pode ser a solução exata que você está procurando.