Wird die Produktivität Ihres Unternehmens durch ein massives Missverständnis der Dateizusammenarbeit beeinträchtigt? Wenn Ihr Team an mehreren Standorten langsames Öffnen von Dateien und blockierte Arbeitsabläufe als "normal" akzeptiert, fallen Sie hinter Ihre Konkurrenten zurück, die mutig genug sind zu erkennen, was ihnen entgeht.
Globale Unternehmen benötigen Mitarbeiter an entfernten Standorten, die wie in einem einzigen Büro vor Ort gemeinsam an Dateien arbeiten, um die besten Ergebnisse im Tagesgeschäft zu erzielen. Mit anderen Worten: Sie benötigen einen vernetzten Speicher mit lokaler "C:-Laufwerksleistung".
Das Problem dabei? Man kann ein lokales Dateisystem nicht einfach über Kontinente hinweg ausdehnen.
Wenn man genauer hinsieht, ist das, was Sie als "Dateizusammenarbeit" und "Dateifreigabe" bezeichnen, wahrscheinlich eine schmerzhaft langsame Mischung aus alten Ablagelösungen und Patchwork-Netzwerken, um sie miteinander zu verbinden.
Schauen wir mal, ob Ihnen eine dieser Situationen bekannt vorkommt:
- Ihre vorhandenen Dateiserver stehen in einer zentralen Zentrale oder in "Dateninseln" in einzelnen Niederlassungen.
- Sie versuchen, die Lücken mit geplanter Replikation, dem Versand von Dateien per E-Mail oder mit EFSS-Diensten von Drittanbietern wie DropBox zu überbrücken.
- Die standortübergreifende Zusammenarbeit verursacht eine ganze Reihe von Problemen für Ihr Team, aber sie sind so häufig geworden, dass sie "normal" sind.
Natürlich sollten frustrierte Mitarbeiter und Zeitverluste nicht normal sein. Doch das Problem wird mit größeren Organisationen nur noch größer.
Vielen Teams ist klar, dass sie mit der herkömmlichen Dateifreigabe ihrem Unternehmen einen Bärendienst erweisen. Angenommen, Sie gehen davon aus, dass Ihre Dateifreigabe in Ordnung ist - hier sind einige Anzeichen dafür, dass Ihre standortübergreifende Dateizusammenarbeit unzureichend sein könnte.
1. Verlieren Sie viel Zeit beim Warten auf das Öffnen von Dateien? Das liegt wahrscheinlich an der Latenzzeit.
Langsame Leistung ist eine Selbstverständlichkeit, wenn man ein für die lokale Nutzung konzipiertes Netz auf den gesamten Globus ausdehnt.
Diese Verzögerung - oder Latenz - hat nichts mit der Bandbreite zu tun, d. h. damit, wie viele Daten Sie auf einmal übertragen können. Vielmehr geht es hier darum, wie weit Ihre Teams von den benötigten Dateien entfernt sind.
Eric Quinn, CIO von C&S Companies, erfuhr aus erster Hand, dass "das Hinzufügen von Bandbreite, das Verdoppeln der Bandbreite oder sogar das Vervierfachen der Bandbreite keinen Unterschied machte." 20-minütige Wartezeiten lassen die Teams in einer Schleife von Zeitüberschreitungen bei Remote-Anwendungen hängen. Sein Team ist nicht allein: Die Ingenieure der Timmons Group warteten oft fünf bis sechs Minuten auf das Öffnen von Dateien, bevor sie sich für eine bessere Lösung entschieden.
Anstatt darauf zu warten, dass Remote-Dateien bei jeder Anfrage neu geladen werden, halten intelligentere Lösungen "heiße" Dateien für einen schnellen Zugriff lokal zwischengespeichert - und können so die Öffnungszeit von Dateien um 99,3 % verkürzen. Selbst bei den gewaltigen Datenbeständen, mit denen ein großes Unternehmen jongliert, stellen Unternehmen wie Pret-a-Manger fest, dass nur 5 % ihrer Dateien aktiv sind.
Die Einführung von Software-definiertem Speicher (SDS) über hybride Cloud-Dateisysteme sorgt dafür, dass kürzlich aktive Dateien weiterhin mit lokaler Geschwindigkeit zugänglich sind - auch wenn sie ein Cloud-basiertes, maßgebliches Zuhause erhalten.
Mit SDS war TLC Engineering in der Lage, über 14 TB an Daten in die Cloud zu verlagern und konnte dennoch durchschnittlich vier bis fünf Stunden pro Woche und Designer einsparen. Die Zwischenspeicherung "heißer" Projektdateien auf 22 SDS-Filern ermöglicht einen schnellen lokalen Abruf mit automatisch verwalteten Updates.
2. Vergeuden Sie Zeit mit doppelten Dateien? Sie brauchen eine bessere Versionskontrolle.
Inseln von standortspezifischen Daten erfordern einen enormen Koordinationsaufwand, um mit einer einzigen maßgeblichen Kopie auf dem neuesten Stand zu bleiben. Trotz aller Slack-Nachrichten und E-Mails werden Ihre Teams unweigerlich Projektdateien aufspalten - oft ohne eine einfache Möglichkeit, die Änderungen zusammenzuführen.
Denken Sie an Teams wie AFRY, die nur funktionieren, wenn sie über 16.000 Mitarbeiter in 100 internationalen Büros miteinander verbinden. Alles, was nicht in Echtzeit aktualisiert wird, macht die Lücken anfällig für menschliche Fehler.
Letztendlich werden zu viele Arbeitsstunden in die Arbeit gesteckt:
- Arbeiten an veralteten Dateiversionen.
- Vergleichen und Zusammenführen von Dateidifferenzen.
- Korrektur von Fehlern, wenn Kunden falsche Dateiversionen erhalten.
Die globale Dateisperre ist ein wichtiger Schritt, um den Dateizugriff pro Standort auf einen einzelnen Benutzer zu beschränken. Flexiblere Hybrid-Cloud-SDS-Lösungen können sogar granularer werden, indem sie nur einen Teil einer verwendeten Datei sperren (über Byte-Range-Locking), was eine Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern ermöglicht, die für Branchen wie die Fertigung und den Maschinenbau gut geeignet ist.
3. Engpässe bei der Arbeitsbelastung in bestimmten Büros? Eine bessere Synchronisierung der Standorte ist überfällig.
Natürlich können wir Dateninseln nicht angehen, ohne uns mit den riesigen Projektdateien zu befassen, die sie verursachen können. Die schiere Größe der Projekte in vielen Branchen führt oft dazu, dass internationale Teams nur wenige oder gar keine Alternativen haben, um Arbeitsprojekte schnell standortübergreifend zu versenden.
Der Melbourne Football Club beispielsweise nimmt jede Woche mehr als 200 HD-Videostunden auf - ohne jegliche Komprimierung, um die Qualität des Materials nicht zu beeinträchtigen. Das Unternehmen Woodard & Curran, das Dienstleistungen in den Bereichen Technik, Wissenschaft und Betrieb anbietet, jongliert mit 13 Terabyte großen Speicherinseln und erweitert und bezahlt für Kapazitätserweiterungen, bevor sie diese überhaupt benötigen.
Einfach ausgedrückt: Die herkömmliche Dateifreigabe ist nicht für die schnelle Übermittlung von Terabytes rund um den Globus ausgelegt. Von E-Mail über FTP-Laufwerke bis hin zu Windows Server Tech müssen Benutzer das Senden von Dateien aufgrund von Größenbeschränkungen oft ausschließen.
Infolgedessen sind die Dateien gezwungen, lokal zu bleiben, da weit entfernte Teams bei einem Projektwechsel die Daten auf geeignete entfernte Laufwerke umstellen. Projektteams lassen sich nicht so einfach zusammenstellen, wenn es für sie schwierig ist, überhaupt auf das Projekt zuzugreifen. Selbst wenn Sie versuchen, für eine bessere Zusammenarbeit zu reisen, müssen Ihre Mitarbeiter möglicherweise Arbeitsabläufe und technische Einrichtungen im Voraus planen.
Durch die Einführung eines standortübergreifenden Synchronisationssystems über ein hybrides Cloud-SDS konnte ein Ingenieur der Timmons Group die Ladezeiten für sein Architekturprojekt auf unter eine Minute reduzieren - unabhängig vom Bürostandort. Ob in Richmond oder Raleigh, das gesamte Unternehmen kann dichte Arbeitslasten frei zwischen den zuvor unpraktischen Standorten auslagern und ausgleichen. Die Zentralisierung auf einen maßgeblichen Cloud-Speicher ist von großem Vorteil, wenn die Zweigstellen nur die Teile einer Datei synchronisieren können, die sich geändert haben.
4. Sie zahlen immer mehr, um mit dem exponentiellen Datenwachstum Schritt zu halten? Sie brauchen eine integrierte platzsparende Technologie.
Die Jagd nach dem Headroom, um mit der endlosen Erstellung unstrukturierter Daten Schritt zu halten, ist eine verlorene Schlacht. Keine klare Versionskontrolle und isolierte Dateninseln sind ein Cocktail dafür, dass man nicht zwischen Produktionsdateien und archivierungsfähigen Daten unterscheiden kann. In der Zwischenzeit verstecken sich doppelte Mülldaten im Mix und fressen Gigabytes an wertvollem Speicherplatz.
Packers Plus stellte fest, dass sie durch die einfache Aufnahme eines Hybrid-Cloud-SDS-Dateisystems in ihr Unternehmen ihre veraltete Dateilösung vollständig austauschen und dadurch massive Speichereinsparungen erzielen konnten.
Wie das? Durch die Zentralisierung der Dateispeicherung über die Cloud sowie die automatische Versionskontrolle, Deduplizierung und Komprimierung konnte der Speicherbedarf von Packers Plus erheblich gesenkt werden. Mit wenig manueller Pflege im Alltag konnte das Team von 450 Mitarbeitern seinen Speicherbedarf um satte 50 % reduzieren.
Das britische Architektur- und Designunternehmen Austin-Smith:Lord hat in ähnlicher Weise auf eine hybride Cloud umgestellt und dabei Kosteneinsparungen von bis zu 70 % gegenüber seiner früheren Lösung festgestellt.
Wenn eines dieser Probleme Ihr Team ins Fegefeuer der Arbeitsabläufe treibt, verdienen Sie eine verbesserte standortübergreifende Zusammenarbeit, die Sie in die Zukunft bringt.
Wenn Sie an Ihrer alten Speicherlösung festhalten, entgehen Ihnen entscheidende Vorteile, die Ihre Konkurrenz bereits nutzt. Wenn Sie bereits damit begonnen haben, alternative Technologien in anderen Bereichen Ihres Unternehmens zu erforschen, könnte der Austausch Ihres alten Dateispeichers eine der wertvollsten Änderungen sein, die Sie bisher vorgenommen haben.