La productivité de votre entreprise est-elle étouffée par une mauvaise compréhension de la collaboration entre fichiers ? Si votre équipe multisite considère comme "normale" la lenteur de l'ouverture des fichiers et l'engorgement des flux de travail, vous prenez du retard sur vos concurrents suffisamment courageux pour reconnaître ce qu'ils ratent.
Les organisations internationales ont besoin que le personnel distant collabore sur les fichiers comme un seul bureau local pour obtenir les meilleurs résultats au quotidien. En d'autres termes, vous avez besoin d'un stockage en réseau avec des performances de type "lecteur C :" local.
Le problème ? Vous ne pouvez pas simplement étendre un système de fichiers local à travers les continents.
Si l'on creuse un peu plus, ce que vous appelez "collaboration de fichiers" et "partage de fichiers" est probablement un mélange douloureusement lent de solutions de classement reliques et de réseaux disparates pour les relier.
Voyons si l'une de ces situations vous est familière :
- Vos serveurs de fichiers actuels se trouvent dans un siège central ou dans des "îlots de données" dans les différentes succursales.
- Vous tentez de combler les lacunes par une réplication programmée, l'envoi de fichiers par courriel ou l'utilisation de services EFSS tiers comme DropBox.
- La collaboration intersites entraîne toute une série de difficultés pour votre équipe, mais elles sont devenues si fréquentes qu'elles sont "normales".
Naturellement, un personnel frustré et un temps épuisé ne devraient jamais être normaux. Pourtant, le problème ne fait que s'amplifier avec les grandes organisations.
Il devient évident pour de nombreuses équipes que se contenter du partage de fichiers traditionnel ne rend pas service à votre organisation. Mais si vous avez l'audace de supposer que votre partage de fichiers est parfait, voici quelques signes qui montrent que votre collaboration intersites en matière de fichiers n'est peut-être pas à la hauteur.
1. Vous perdez beaucoup de temps à attendre que les fichiers s'ouvrent ? C'est probablement la latence.
La lenteur des performances est inévitable lorsque vous prenez un réseau conçu pour une utilisation locale et que vous l'étendez au monde entier.
Ce retard - ou latence - n'est pas une question de bande passante, c'est-à-dire de quantité de données que vous pouvez transférer à la fois. Il s'agit plutôt de la distance physique entre vos équipes et les fichiers dont vous avez besoin.
Eric Quinn, DSI de C&S Companies, a appris de première main que "ajouter de la bande passante, doubler ou même quadrupler la bande passante ne faisait pas de différence". Les temps d'attente de 20 minutes laissent les équipes dans une boucle d'arrêts des applications à distance. Son équipe n'est pas la seule : Les ingénieurs du Timmons Group ont souvent attendu cinq à six minutes pour ouvrir des fichiers avant d'adopter une meilleure solution.
Au lieu d'attendre que les fichiers distants se chargent à nouveau à chaque demande, des solutions plus intelligentes gardent les fichiers "chauds" en cache localement pour un accès rapide, ce qui peut réduire le temps d'ouverture des fichiers de 99,3 %. Même avec les énormes stocks de données avec lesquels jongle une grande entreprise, des sociétés comme Pret-a-Manger constatent que leurs données actives ne représentent que 5 % de leurs fichiers.
L'adoption d'un stockage défini par logiciel (SDS) via des systèmes de fichiers en nuage hybride permet de conserver les fichiers récemment actifs accessibles à des vitesses locales, même s'ils sont hébergés dans un nuage faisant autorité.
Grâce à SDS, TLC Engineering a pu déplacer plus de 14 To de données vers le cloud et a encore pu économiser en moyenne quatre à cinq heures par semaine par concepteur. La mise en cache des fichiers de projet "chauds" sur 22 filers SDS permet un rappel local rapide avec des mises à jour autogérées.
2. Vous perdez du temps avec des fichiers en double ? Vous avez besoin d'un meilleur contrôle de version.
Des îlots de données spécifiques à un site exigent des tonnes de coordination pour rester à jour avec une seule copie faisant autorité. Malgré tous les messages Slack et les courriels, vos équipes vont inévitablement diviser les fichiers du projet - souvent sans moyen facile de fusionner les changements.
Considérez des équipes comme AFRY, qui ne fonctionnent qu'en connectant plus de 16 000 employés répartis dans 100 bureaux internationaux. Tout ce qui n'est pas des mises à jour en temps réel laisse les lacunes entièrement exposées à l'erreur humaine.
En fin de compte, trop d'heures de travail manuel sont gaspillées :
- Travailler sur des versions de fichiers datées.
- Comparaison et fusion des différences entre les fichiers.
- Correction des erreurs lorsque les clients reçoivent des versions de fichiers erronées.
Le verrouillage global des fichiers est une étape importante pour limiter l'accès aux fichiers par site à un seul utilisateur simultané. Les solutions SDS de cloud hybride plus flexibles peuvent même être plus granulaires en ne verrouillant qu'une partie d'un fichier en cours d'utilisation (via le verrouillage par plage d'octets), ce qui permet une collaboration multi-utilisateurs bien adaptée à des secteurs comme la fabrication et l'ingénierie.
3. La charge de travail est saturée dans certains bureaux ? Vous êtes en retard pour une meilleure synchronisation des sites.
Bien sûr, nous ne pouvons pas aborder la question des îlots de données sans aborder celle des dossiers de projets massifs qui peuvent en être la cause. La taille même des projets de nombreuses industries laisse souvent les équipes internationales avec peu ou pas d'alternatives pour envoyer rapidement les projets de travail entre les sites.
Par exemple, le Melbourne Football Club capture plus de 200 heures de vidéo HD chaque semaine, sans aucune compression pour éviter de dégrader la qualité des séquences. De son côté, la société Woodard & Curran, spécialisée dans l'ingénierie, les sciences et les services opérationnels, jongle avec 13 îlots de stockage de plusieurs téraoctets, en augmentant et en payant la capacité avant même d'en avoir besoin.
En termes simples, le partage de fichiers traditionnel n'est pas conçu pour transmettre rapidement des téraoctets dans le monde entier. Qu'il s'agisse du courrier électronique, des lecteurs FTP ou de Windows Server tech, les utilisateurs doivent souvent renoncer à envoyer des fichiers en raison de leur taille limitée.
Par conséquent, les fichiers sont obligés de vivre localement, car les équipes distantes remettent les données sur les lecteurs distants appropriés lorsqu'elles changent de projet. Les équipes de projet ne peuvent pas être facilement constituées autour de la personne la mieux placée pour le projet s'il leur est difficile d'y accéder. Même si vous tentez de vous déplacer pour améliorer la collaboration, votre personnel peut être amené à planifier les flux de travail et les configurations techniques à l'avance.
En adoptant un système de synchronisation intersites via un SDS en nuage hybride, un ingénieur de Timmons Group a pu réduire le temps de chargement de son projet d' architecture à moins d'une minute, quel que soit l'emplacement du bureau. Que ce soit à Richmond ou à Raleigh, l'ensemble de l'organisation peut librement décharger et équilibrer des charges de travail denses entre des sites auparavant peu pratiques. La centralisation vers un stockage en nuage faisant autorité est très utile lorsque les filers des succursales peuvent synchroniser uniquement les parties d'un fichier qui ont été modifiées.
4. Vous payez de plus en plus cher pour faire face à la croissance exponentielle des données ? Vous avez besoin d'une technologie intégrée pour gagner de l'espace.
La recherche de la marge de manœuvre nécessaire pour suivre la création sans fin de données non structurées est une bataille perdue d'avance. L'absence de contrôle de version clair et les îlots de données isolés sont un cocktail pour ne pas distinguer les fichiers de production des données prêtes à être archivées. Pendant ce temps, les données de rebut dupliquées se cachent dans le mélange pour manger des gigaoctets d'espace précieux.
Packers Plus a constaté qu'en accueillant simplement un système de fichiers SDS en nuage hybride dans son organisation, elle a pu remplacer entièrement sa solution de fichiers désuète et réaliser des économies de stockage massives.
Comment ? La centralisation du stockage des fichiers via le cloud, ainsi que le contrôle automatique des versions, la déduplication et la compression ont considérablement réduit les besoins de stockage de Packers Plus. Avec peu de maintenance manuelle au quotidien, leur équipe de 450 employés a réduit son empreinte de 50 %.
La société britannique d'architecture et de design Austin-Smith:Lord a effectué un passage similaire au cloud hybride et a découvert une réduction des coûts allant jusqu'à 70 % de son ancienne solution.
Si l'un de ces problèmes conduit votre équipe au purgatoire des flux de travail, vous méritez une collaboration multi-sites améliorée pour vous faire entrer dans l'avenir.
Si vous vous en tenez à votre système de stockage traditionnel, vous passez à côté d'avantages cruciaux que vos concurrents exploitent déjà. Si vous avez déjà commencé à explorer les technologies alternatives dans d'autres domaines de votre organisation, le remplacement de votre stockage de fichiers hérité peut être l'un des changements les plus précieux à ce jour.