Desafío
El tiempo es dinero, y el equipo de TI de Hanson pasaba cientos de horas engranando los cambios de los archivos CAD.
Con oficinas repartidas por todo EE.UU. y con almacenamiento de archivos local en cada lugar, los ingenieros no podían trabajar con archivos en todos los sitios. El rendimiento de los archivos era demasiado lento. Como resultado, hacían copias, dejando al equipo de TI el trabajo de gestionar y sincronizar los archivos para capturar todos los detalles correctos en una versión final.
Solución
Panzura CloudFS permite a Hanson gestionar los datos de una forma completamente distinta. colaborar en tiempo real entre oficinas, trabajando a partir de un conjunto autorizado de datos almacenados en la nube.
Y eso no es todo. La productividad aumentó, el tiempo de restauración de los archivos se redujo en un 90% y la empresa se ahorró cientos de miles de dólares en gastos de almacenamiento y gestión de datos.
Industria
Nube
Personal global distribuido, colaboración de datos de misión crítica
Con más de 500 empleados en oficinas repartidas por todo Estados Unidos, la empresa de ingeniería Hanson Professional Services tenía problemas para conseguir que los equipos de proyecto trabajaran con eficacia. Todo era culpa de sus datos.
Los equipos del proyecto estaban divididos en distintas ubicaciones, lo que significaba que los datos del proyecto tenían que estar disponibles en varias oficinas.
Intentar mantener la coherencia de estos conjuntos de datos entre oficinas era prácticamente imposible.
El director de informática, Bob Stidham, sabía que los empleados de las distintas oficinas que trabajaban en el mismo proyecto se encontraban con archivos de proyecto que contenían información distinta.
Para resolver este frustrante problema, se vieron obligados a dedicar dos empleados a tiempo completo a la gestión y sincronización de archivos, realizando esta tarea manualmente, bien copiando los archivos en el servidor de otra oficina, bien mapeando las unidades entre ambos.
Esto no sólo era lento e ineficiente. Con demasiada frecuencia, el trabajo de alguien se perdía. En un solo proyecto, Hanson pasó cientos de horas manteniendo los archivos sincronizados entre las oficinas para asegurarse de que todos los cambios estaban bien coordinados.
"Antes de Panzura, pasábamos por el aro intentando mantener estas islas de datos con copias de seguridad de forma fiable, asegurándonos de que los datos de cada archivo eran coherentes y maximizando la colaboración entre nuestras oficinas. Desde Panzura, oímos a la gente decir: 'Acabo de hacer cambios; vete a ver'".
De la colaboración de archivos al almacenamiento
Stidham se dio cuenta de que Hanson necesitaba una solución para sus problemas de colaboración, pero no podía quedarse ahí.
Se necesita una solución completa para abordar:
- Colaboración de archivos: la solución tenía que optimizar la "virtualización del conjunto de habilidades" de Hanson, permitiendo la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo situados en diferentes oficinas del país.
- Centralización del almacenamiento: con un conjunto diferente de archivos en cada oficina, la solución tenía que centralizar y conciliar la información para garantizar que los miembros del equipo del proyecto trabajasen todos con los mismos datos en lugar de con islas de datos individuales.
- Escalabilidad y capacidad de expansión: Hanson estaba a punto de necesitar añadir más capacidad a su licencia de copia de seguridad con un coste de unos 10.000 dólares. La empresa ya pagaba 33.000 dólares al año en costes de mantenimiento del software de copia de seguridad, y esa cantidad aumentaría si se añadía el almacenamiento adicional.
- Copia de seguridad eficaz y recuperación de datos sencilla - Después de años en los que el personal informático de cada oficina realizaba una copia de seguridad de los datos manualmente una vez al día y tenía que gastar entre 1.600 y 1.800 dólares en cintas de copia de seguridad al mes, la empresa necesitaba una solución que realizara copias de seguridad automáticamente y con frecuencia a lo largo del día.
Entre en Panzura: La solución para todo.
CloudFS cumple todos los requisitos. Este sistema de archivos global está diseñado para permitir a las empresas utilizar el almacenamiento en la nube como si fuera un centro de datos disponible a nivel mundial, con un rendimiento que se percibe como local.
Con Panzura, cada uno de los empleados de Hanson puede trabajar en los archivos del proyecto almacenados en la nube como si estuvieran todos juntos en la misma oficina.
Se acabaron las fusiones, las copias y las sincronizaciones: ese rendimiento de sensación local incluye el bloqueo automático de archivos, para que sólo una persona pueda editar un archivo al mismo tiempo.
Fundamentalmente, CloudFS permite a los ingenieros trabajar en colaboración en enormes y complejos proyectos Revit y otros proyectos CAD. El bloqueo automático del rango de bytes en tiempo real permite que varias personas tengan el mismo archivo abierto para editarlo, con la parte en la que están trabajando bloqueada para evitar sobrescrituras accidentales.
Fue un cambio de juego.
Los proyectos se entregaron más rápido. Se ahorraron miles de horas de TI. Desaparecieron las frustraciones, ya que el personal podía dedicar su tiempo a hacer su mejor trabajo, en lugar de luchar con archivos lentos y rehacer cambios de archivos perdidos.
Los beneficios no terminaron ahí.
Además de la mejora de las capacidades de colaboración, la solución en la nube de Panzuraaportó otras ventajas. Al tener su copia de seguridad almacenada en la nube, Hanson solo tendría que añadir capacidad cuando la necesitara, en lugar de tener que comprarla antes de que la empresa la necesitara. También proporcionó una solución de copia de seguridad y recuperación automática que no sólo era compatible con sus aplicaciones AEC, muy técnicas y con gran cantidad de datos, sino que también garantizaba una recuperación de datos fiable y controles de versión que evitaban que se sobrescribieran horas de modificaciones especializadas y técnicas.
Estos beneficios secundarios de la colaboración también han dado resultados impresionantes:
- El tiempo de restauración de los archivos se reduce en un 90%.
- Se ha eliminado la necesidad de reconstruir los servidores de archivos con un coste de 40.000 dólares por sitio
- Copia de seguridad automática de los archivos en tiempo real a lo largo del día, en lugar de una vez al día
- Se eliminó la necesidad de realizar copias de seguridad en cinta, lo que supuso un ahorro de 33.000 dólares al año y de 2.000 dólares al mes en soportes de cinta.
- Reducción del 50% del personal necesario para gestionar el proceso de copia de seguridad y de intercambio de archivos
- Ahorro del 56 por ciento en los medios necesarios para las copias de seguridad, pasando de 1.800 dólares al mes por las cintas de seguridad a 800 dólares al mes por el almacenamiento en la nube
"Con el almacenamiento de datos en la nube de Panzura, no tengo que gestionarlo, ni pagar por él, excepto por lo que estoy utilizando. Sin embargo, lo que realmente me "maravilla" es no tener que pensar en las copias de seguridad, dejar de tener islas de almacenamiento y la facilidad de colaboración entre sitios, porque ahora tengo una sola nube para el almacenamiento y la colaboración... Incluso he tenido que decir a los chicos que solían encargarse de las copias de seguridad que más vale que se busquen otra cosa para mantenerse ocupados."