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Peu de dépenses pèsent plus lourd que la perte de productivité. Pourtant, de nombreuses organisations internationales perdent régulièrement du temps à cause de systèmes de fichiers NAS datés qui ralentissent constamment les flux de travail.

La technologie de réseau de fichiers vieille de 30 ans que vous utilisez probablement est à l'origine de ce que l'on pourrait appeler des "micro-interruptions". Vous l'avez probablement accepté comme une partie normale de votre activité, depuis que vous n'avez plus qu'un seul site.

Cependant, chaque minute improductive a un coût élevé. Au cours d'une année, ces minutes s'ajoutent à une quantité significative de douleur, dans deux domaines.

- La première se traduit par un ralentissement de votre activité, car les activités normales prennent plus de temps qu'elles ne devraient. En d'autres termes, vous ne parvenez pas à atteindre le marché, à répondre aux changements ou à servir les clients aussi rapidement que vous le pourriez.

- Le second est moins immédiatement visible, mais a un impact bien plus important. Nous l'appellerons le coût de l'opportunité perdue.

Selon Deloitte, les entreprises dotées d'une stratégie collaborative ont deux fois plus de chances de dépasser leurs concurrents, et plus de chances d'améliorer leurs bénéfices. En substance, cela s'explique par le fait que les gens travaillent mieux et plus vite ensemble.

La collaboration permet aux entreprises d'exploiter les connaissances et les compétences collectives pour créer, innover et produire de la valeur en permanence, d'une manière qui n'est tout simplement pas possible lorsque les gens travaillent en silos.

Pour les organisations réparties sur plusieurs sites, une collaboration efficace est soit facilitée par une technologie permettant une visibilité en temps réel des données, soit entravée par un partage maladroit et lent des fichiers ou des données.

Les entreprises qui ne peuvent pas exploiter pleinement leur vivier de talents perdent bien plus que du temps productif. Elles perdent la capacité d'innover à une vitesse qui leur permettrait de se démarquer de leurs concurrents et d'assurer leur avenir.

Si de multiples facteurs, de la culture d'entreprise à la structure des équipes, contribuent à la capacité d'une organisation à tirer parti de la collaboration, il ne fait aucun doute que la technologie des systèmes de fichiers joue un rôle essentiel.

Si vous ne vous occupez pas de vos systèmes de fichiers NAS lents et conçus pour un seul site, vos équipes sont vulnérables à cinq problèmes notables qui nuisent à la productivité :

- Lenteur de la navigation dans les fichiers
- Lenteur de l'ouverture des fichiers
- Retard dans la mise à jour des modifications de fichiers
- Conflit de versions de fichiers
- Redondance des flux de travail de sauvegarde et de reprise après sinistre

Vos performances n'ont pas à souffrir d'une "mort par millier de coupures" - mais vous aurez besoin du bon outil pour opérer le changement.

Qu'est-ce qui fait un système de fichiers global en temps réel ?

Tout d'abord, revenons aux bases. L'ensemble du système de fichiers de votre réseau peut être décomposé autour de trois éléments clés. En fonction de la façon dont ils sont configurés, vous posez les bases pour définir la vitesse de votre expérience en matière de fichiers.

Les systèmes de fichiers globaux d'entreprise en nuage hybride en temps réel continuent de vivre :

Un stockage en nuage HDD peu coûteux et de grande capacité - pour conserver de nombreux fichiers réels et toutes les informations qu'ils contiennent.

Déchargement des métadonnées de faible volume - pour le processus de "navigation dans les fichiers" - vers un stockage local SSD plus petit et plus souple dans chaque succursale de travail à travers le monde.

Mise en cache locale flexible des fichiers - en mettant l'accent sur les fichiers à usage fréquent et les fichiers nouvellement créés - sur des supports flash dans chaque succursale.

Grâce aux dispositifs sur le lieu de travail et au stockage central permettant de fragmenter le système de fichiers, vous réduisez les principaux points d'étranglement qui entravent vos vitesses de production.

D'autre part, les systèmes de fichiers NAS font souvent peser sur chaque site la totalité de la charge de travail. Décortiquons comment cela lie votre ancien système de fichiers de manière coûteuse et fastidieuse.

1. Navigation dans les fichiers

Pour commencer, le simple fait de parcourir des fichiers sur votre solution existante peut entraîner une forte latence. Si chacune des branches de votre organisation jongle avec son propre silo de documents de travail, vous êtes confronté à une boucle en deux parties :

- Trouver et descendre dans le répertoire du site où se trouve votre fichier.
- Attendre à chaque niveau de répertoire pour recevoir des informations sur le répertoire, c'est-à-dire les métadonnées.

Si toute votre équipe se trouve sur un site à Francfort, ces demandes de métadonnées n'ont pas besoin de voyager loin. Augmentez la distance que chaque demande doit parcourir - par exemple de Francfort à Dallas - et vous obtiendrez des temps de consultation des fichiers plus longs.

La solution en temps réel : Stockez et synchronisez globalement vos données de navigation localement par site.
Les métadonnées synchronisées au niveau mondial donnent à chaque site une copie identique des données de navigation principales. Dans un système de fichiers global en nuage hybride, le stockage en nuage centralisé abrite tous vos fichiers. Les sites locaux possèdent leurs propres dispositifs pour gérer la charge de travail de navigation des fichiers.

Au lieu d'attendre que le stockage de fichiers de chaque branche fournisse au compte-gouttes son répertoire unique, utilisez une copie dans chaque branche pour indexer localement le stockage principal dans le nuage. Ainsi, vos boucles de navigation seront courtes et rapides.

2. Ouverture du dossier

L'ouverture d'un fichier ne devrait jamais prendre assez de temps pour déclencher une pause café. Pourtant, c'est exactement ce que vous obtenez lorsque vous étendez un réseau de systèmes de fichiers locaux sur des sites de travail distribués.

Pour faire simple, vous êtes une fois de plus confronté à la latence. Les mêmes retards de données qui ralentissent votre navigation affectent également le temps nécessaire à l'ouverture d'un fichier.

La solution en temps réel : Mettez en cache les données "chaudes" de chaque site sur des filers locaux qui se trouvent sur chaque site.

Chaque équipe a des fichiers qu'elle utilise plus souvent que d'autres. La mise en cache intelligente garantit que toutes les données fréquemment utilisées seront prêtes pour un accès rapide en cas de besoin. Ainsi, votre demande d'ouverture de fichier reste locale, ce qui vous évite des heures de "pause-café" inutiles chaque mois.

3. Synchronisation des changements de fichiers

Les modifications de fichiers sont également à l'origine de retards dans le flux de travail. Après tout, la sauvegarde de chaque bit de données d'un fichier à travers le monde est une demande lourde en termes de bande passante.

Vous pouvez dire que vos fichiers ne sont pas des feuilles de calcul massives ou des présentations lourdes en images. Cependant, les modifications collectives des fichiers de votre équipe contiennent d'autres données qui peuvent facilement encombrer les réseaux, même à large bande passante. Votre site et votre bande passante peuvent être encombrés par d'autres synchronisations sortantes et entrantes.

La solution en temps réel : Ne synchronisez que les données du fichier qui ont réellement été modifiées.

Outre la gestion des métadonnées et de la mise en cache, les filers locaux peuvent vérifier que les blocs de données n'ont pas été modifiés avant de les envoyer. Vos transferts de fichiers réduits mettent en place des mises à jour de fichiers légères, liées au cloud, qui n'encombrent pas votre réseau.

Naturellement, vos réseaux décongestionnés ouvrent le nuage et chaque succursale à des mises à jour instantanées et simultanées - faisant disparaître ces retards.

4. Verrouillage des fichiers

Le verrouillage des fichiers est la clé pour éviter les versions de fichiers en double qui entraînent une perte de productivité et une fusion de fichiers coûteuse.

Seul le temps réel permet au verrouillage de fichier de fonctionner efficacement, car il doit appliquer et attribuer le verrouillage de fichier avant l'ouverture du fichier. En ce qui concerne le verrouillage par plage d'octets, pris en charge par de nombreuses applications modernes, seul le temps réel est suffisamment rapide pour éviter les collisions entre utilisateurs.

Lorsque vous travaillez sur plusieurs sites, la latence rend le verrouillage des fichiers en temps réel pratiquement impossible pour la plupart des systèmes de fichiers.

Par conséquent, un employé de Boston ne recevra un verrou qu'un certain temps après avoir ouvert un fichier. Cette latence permet à un autre employé de San Diego d'ouvrir, de modifier et de compromettre accidentellement le fichier avant que le verrou ne soit attribué.

La solution en temps réel : Répartir les verrouillages de fichiers entre les filers locaux par site, afin que le verrouillage puisse se comporter localement, tout en étant efficace globalement.

Aucun de vos collaborateurs ne veut s'occuper de réconcilier les traces de son équipe juste pour travailler sur un document. Parallèlement, certaines équipes peuvent avoir besoin de travailler ensemble sur des dossiers en même temps.

Le verrouillage des fichiers distribués à l'échelle mondiale donne à chaque site la possibilité de demander le verrouillage directement au site qui le détient actuellement, en temps réel, ce qui permet de verrouiller immédiatement les utilisateurs simultanés. Pour vos équipes qui doivent travailler ensemble sur différentes parties d'un fichier CAO ou FAO, le verrouillage par plage d'octets restreint uniquement les parties du fichier en cours d'utilisation.

5. Sauvegarde et reprise après sinistre

De nombreuses équipes acceptent également la lenteur de la redondance de leurs processus de sauvegarde et de reprise après sinistre. Ces flux de travail sont depuis longtemps le statu quo qui fait que la duplication répétitive des fichiers semble normale.
Bien sûr, le système de fichiers de votre entreprise ne devrait pas être difficile à entretenir. Mais jongler avec les données entre la production et les multiples magasins de sauvegarde est votre seule protection dans votre système actuel.
La solution en temps réel : Capturez les données des fichiers dans une trace d'instantanés récupérables pour intégrer vos sauvegardes, vos archives et votre reprise après sinistre dans votre flux de production.
Pour échapper au fardeau de la gestion des données, vos processus doivent s'unir. Plutôt que d'écraser de manière destructive des blocs de données lors de modifications, envisagez un système de fichiers capable de conserver des blocs de données plus anciens.
Ceux-ci peuvent être utilisés avec des instantanés pour revenir instantanément à n'importe quel point dans le temps, que ce soit après de petites modifications accidentelles ou même des attaques complètes de ransomware.

Exploitez les flux de travail en temps réel avec un système de fichiers global

En fin de compte, la valeur du temps réel se résume à la quantité de temps que vous perdez avec vos systèmes actuels.

Vous savez maintenant que votre ancien système de fichiers peut vous laisser avec des flux de travail lents et redondants. Par conséquent, les coûts à long terme liés à la perte de temps de votre équipe peuvent l'emporter sur votre passage à une solution moderne.

Si vous pensez que ces risques ne valent pas la peine d'être combattus, un système de fichiers global pourrait être la solution exacte que vous recherchez.