Le monde est rempli de données, qu'il s'agisse de messages textuels, de clips vidéo ou de numéros de cartes de crédit. Et la quantité de données ne cesse de croître. À l'ère de l'information et de la technologie, les entreprises utilisent et produisent chaque jour d'énormes quantités de données, dont la plupart (près de 80 %) ne sont pas structurées. Mais quel que soit le secteur d'activité, cette observation conduit souvent à une question commune : qu'est-ce qu'une donnée non structurée ?
Les données non structurées sont des données difficiles à rechercher systématiquement par les ordinateurs et les systèmes. Cette catégorie de données est généralement créée par des êtres humains et peut inclure des messages sur les médias sociaux, des fichiers audio et du contenu vidéo. Elles sont souvent disséminées dans l'ensemble de l'entreprise car elles existent partout où les utilisateurs accèdent au contenu ou en créent. Les données non structurées sont qualitatives et comprennent des données sensibles et personnelles qui, en cas de fuite, peuvent être préjudiciables à l'entreprise. Elles sont souvent stockées dans des applications, des lacs de données et des bases de données non relationnelles.
La nature qualitative des données non structurées peut être pour le moins problématique. Désorganisées et subjectives par nature, elles sont extrêmement difficiles à rechercher, ce qui explique pourquoi 13 % des heures de travail sont consacrées chaque année à la recherche de données. Mais quelle est l'ampleur de ce problème ? Dire qu'il s'agit d'un défi mondial serait un euphémisme. Environ 90 % des données mondiales sont non structurées et cloisonnées, et 96 % des données créées ne sont pas utilisées. Aussi regrettables que soient ces statistiques, les tendances récentes suggèrent que le problème n'est pas près de disparaître. En fait, la croissance de la productivité n'a été que de 1 % au cours des 20 dernières années.
Il y a manifestement beaucoup de travail à faire. Heureusement, les organisations peuvent commencer à prendre des mesures pour remédier à ce problème. Si les données non structurées sont rendues conformes, sécurisées et visibles, les entreprises peuvent faire un meilleur usage de leurs données et du temps de leurs employés - et améliorer ainsi leurs résultats.
Mise en conformité des données
La conformité des données fait référence aux normes et pratiques formelles qui protègent les données sensibles. Ces normes définissent le type de données à protéger, les processus à mettre en œuvre pour protéger ces données et les sanctions qui seront appliquées si les entreprises ne respectent pas les règles. Comme les entreprises sont responsables de grandes quantités de données, qu'il s'agisse de données sur les clients ou sur les employés, ces lignes directrices sont essentielles. Toutes les parties impliquées dans une entreprise génèrent des données très sensibles, communément appelées informations personnelles identifiables (IPI). Il peut s'agir d'informations relatives aux cartes de crédit et à leurs titulaires, d'informations sur la santé, de revenus annuels et d'autres données financières.
La conformité des données vise à protéger les données de l'entreprise et des clients contre la perte, le vol, la corruption et l'utilisation abusive. Les normes précisent également les règles de l'entreprise concernant l'organisation, la gestion et le stockage des données. Voici quelques exemples d'exigences en matière de conformité des données :
Inventaire des données En faisant régulièrement l'inventaire de leurs données, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles sont organisées et étiquetées afin de prendre les mesures de sécurité appropriées.
Vérification de l'accès aux données Les entreprises doivent savoir quelles données sont stockées, où elles sont stockées, à quoi elles servent et comment elles seront détruites sur demande.
Gestion de l'accès aux données Les entreprises doivent contrôler qui a accès aux informations sensibles et rendre compte régulièrement de l'accès des utilisateurs.
Soyons clairs : la conformité des données n'est pas la même chose que la sécurité des données. Bien que les deux visent à protéger les données et à prévenir les violations, la conformité des données garantit simplement que les exigences légales minimales sont respectées. Cependant, la conformité des données est une étape essentielle vers la sécurité des données qui peut améliorer la posture de sécurité d'une entreprise et garantir qu'une entreprise ne perde pas d'argent en raison d'amendes liées à des violations de données et à des violations de la conformité.
La conformité des données contribue également à renforcer la confiance des clients, ce qui est essentiel à la réussite d'une entreprise. Quelle qu'en soit la cause, les violations de données entraînent une perte de confiance et de loyauté de la part des clients. Selon une étude de Varonis 80 % des clients se détourneront de l'entreprise si celle-ci a compromis leurs données. En outre, 52 % ont déclaré qu'ils paieraient le même montant pour des produits ou des services provenant d'une autre entreprise offrant une meilleure sécurité.
L'une des normes de conformité des données les plus utilisées est le règlement général sur la protection des données (RGPD). Créé par l'Union européenne, le GDPR permet aux consommateurs d'accéder plus facilement aux données que les entreprises détiennent sur eux et de demander la suppression de leurs données de la base de données d'une entreprise. Pour les raisons détaillées ci-dessus, les données non structurées représentent un risque important pour la conformité au GDPR. La première étape de la mise en conformité avec le GDPR consiste à localiser toutes les IPI afin qu'une entreprise puisse savoir où les données sont stockées, pourquoi elles sont traitées et qui y a accès. Les données non structurées peuvent être difficiles à rechercher et à organiser sans le logiciel approprié, ce qui complique la mise en conformité des entreprises avec le GDPR.
Sécuriser les données non structurées
La sécurité des données va plus loin que la conformité des données. En raison de leur évolution constante, les données sont généralement difficiles à sécuriser, et les données non sécurisées le sont encore plus. Les entreprises peuvent prendre plusieurs mesures pour protéger leurs données contre les accès non autorisés.
Ils devraient commencer par identifier les données non structurées au moment de leur création. Lorsque les données sont exportées d'une base de données vers un document partagé ou stockées sur une clé USB, le contrôle de l'accès et de la surveillance est moindre. Ce risque de sécurité peut être atténué en utilisant des environnements de données sécurisés qui stockent les fichiers de données non structurées et en gardent la trace dès leur création.
Ensuite, les organisations doivent classer leurs données. Seules certaines données non structurées sont sensibles, de sorte que seules certaines d'entre elles doivent faire l'objet d'une sécurisation rigoureuse. Les données sensibles comprennent les fichiers qui doivent être protégés pour des raisons juridiques ou réglementaires, les données propriétaires telles que la propriété intellectuelle, les coordonnées bancaires, les listes de clients et les informations confidentielles des clients et des employés. En classant ces données, les entreprises peuvent mieux concentrer leurs efforts de sécurité sur les données les plus sensibles.
Une fois ces données sensibles identifiées, les entreprises doivent leur attribuer un propriétaire. Ce propriétaire deviendra responsable de la sécurité des données et sera chargé de déterminer qui a accès aux données non structurées et de signaler toute activité sur ces fichiers. Pour plus d'efficacité, ces propriétaires devraient également être en mesure de restreindre, de gérer et de contrôler tous les accès.
La désignation d'un responsable de la sécurité des données est un bon début, mais pour maximiser la protection globale et la conformité, les entreprises doivent tenir compte de plusieurs facteurs. Tout d'abord, un espace de noms global permet aux données d'être facilement accessibles et visibles pour les utilisateurs, quel que soit l'endroit où elles se trouvent. Il élimine également les difficultés liées à la recherche dans les îlots de stockage de chaque site. Un autre facteur essentiel est la capacité à fournir des performances locales. Les données seront plus utiles si les entreprises utilisent un système de fichiers qui maximise les vitesses à distance pour offrir des performances de type local qui leur permettent d'utiliser pleinement leurs données, quel que soit l'endroit où elles sont stockées. Le stockage en mode bloc et le stockage en mode objet permettent des performances élevées en rendant les données plus disponibles, plus durables et plus adaptables à l'évolution des besoins.
Bien que toutes ces étapes soient essentielles, elles peuvent sembler insurmontables pour toute entreprise cherchant à améliorer la conformité et la sécurité de ses données. C'est là que Panzura se distingue. En tirant parti de la puissance de nos solutions brevetées de données en nuage, nous aidons les entreprises à faire tout cela tout en gardant leurs données non structurées étroitement sécurisées et en éliminant les silos de données inefficaces.
Casser les silos de données
Un silo de données est un ensemble de données détenues par un groupe d'une entreprise et isolées des autres groupes de cette même entreprise. Dans la plupart des cas, ces silos ne sont pas intentionnels. Différentes équipes créent et accèdent à des ensembles spécifiques de données qu'elles stockent séparément, créant ainsi des silos. Les silos de données peuvent également se former lorsque les informations sont manquantes ou inaccessibles, que les sources de données sont trop nombreuses, que les structures organisationnelles sont inefficaces ou que la culture d'entreprise est déficiente.
Bien qu'apparemment inoffensifs, les silos de données constituent une menace majeure pour les entreprises. Les dangers vont bien au-delà de la confusion interne résultant de la désorganisation. Les silos de données nuisent à la productivité. Ils découragent la collaboration. Ils compliquent la gestion de l'entreprise. Ils ralentissent la prise de décision fondée sur les données. Ils réduisent la qualité des données. Tous ces défis ont un impact financier sur l'entreprise, ce qui signifie que les silos de données peuvent nuire aux résultats de l'entreprise. Le démantèlement de ces silos est la seule solution.
Les entreprises peuvent entamer ce processus en consolidant leurs données. Elles doivent identifier les silos de données et trouver des moyens de consolider les systèmes. Ensuite, elles doivent examiner attentivement leur culture d'entreprise. Aussi étrange que cela puisse paraître, la capacité d'une entreprise à donner la priorité à la confiance et à la responsabilité au sein de ses équipes a une incidence directe sur le partage des données et la définition des autorisations appropriées. Les entreprises devraient faire de la suppression des silos un élément central de leur stratégie et en faire une priorité autant que possible.
En l'absence de silos, les équipes peuvent trouver des réponses et obtenir de l'aide rapidement, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées et d'obtenir de meilleurs résultats. Les individus bénéficient d'une meilleure collaboration, car différentes personnes peuvent travailler sur un ensemble commun de données en temps réel. Le partage des connaissances est facilité car les équipes peuvent partager les données et les meilleures pratiques dans l'ensemble de l'entreprise pour les projets essentiels. Les avantages pour l'ensemble de l'entreprise deviennent également évidents. L'efficacité augmente car la suppression des silos de données élimine les obstacles informatiques qui empêchent la productivité et l'utilisation des ressources. En outre, les entreprises remarquent régulièrement une augmentation globale de la productivité, de la livraison et de la rentabilité. Des études ont montré que les équipes connectées augmentent leur productivité de 30 % et leur rentabilité de 21 %. Indépendamment de l'entreprise ou de l'industrie, il s'agit là d'améliorations considérables.
Les données non structurées constituent non seulement la majorité des données des organisations, mais elles font également partie intégrante de leur succès. S'assurer que ces données restent conformes, sécurisées et visibles vaut toujours le temps, l'effort et l'investissement financier - pour l'entreprise et ses clients. Contactez un représentant de Panzura dès aujourd'hui et découvrez comment nos solutions de données en nuage établissent une nouvelle norme industrielle pour la sécurisation et la gestion des données non structurées.