Arquitectura, ingeniería y construcción
DESAFÍO
Los datos locales de la empresa de ingeniería medioambiental Woodard and Curran de la ENR100 eran un serio impedimento para su objetivo de trabajar como una sola empresa, reuniendo los mejores equipos de proyecto para cada uno de ellos, independientemente del lugar donde estuvieran los miembros del equipo.
Solución
Con Panzura CloudFS, que utiliza el almacenamiento en la nube de Microsoft Azure, las personas que se encuentran en varias ubicaciones ahora trabajan juntas en archivos CAD complejos con la misma rapidez y facilidad que si estuvieran sentadas una al lado de la otra.
Además, la solución ofrece a Woodard & Curran una capacidad ilimitada para realizar dibujos de ingeniería cada vez más grandes, una mayor seguridad de los datos y un ahorro neto de unos 350.000 dólares al año.
Lucha por colaborar
Woodard & Curran crecía a un ritmo de dos dígitos, registraba beneficios anuales récord y había entrado en la codiciada lista de las 100 mejores empresas de diseño de Engineering News-Record.
A pesar de esta serie de éxitos, los directivos de Woodard & Curran detectaron un par de problemas que, en su opinión, amenazaban con hacer descarrilar su impulso: el almacenamiento de datos y la incapacidad para colaborar eficazmente.
"Teníamos una plataforma de almacenamiento de datos de NetApp antigua e ineficaz que estaba lista para ser reemplazada", dijo Kenneth Danila, director de sistemas de información de Woodard & Curran. "Ya no funcionaba a la escala que necesitamos. No respondía lo suficiente a las necesidades de la empresa".
Pérdida de productividad
Woodard & Curran se centró en proyectos interregionales y multidisciplinares. Eso significaba que los equipos de proyectos de toda la empresa de 900 empleados debían colaborar.
Sin embargo, los sistemas de almacenamiento y de red utilizados para soportar los datos entre las sedes simplemente no podían dar abasto.
Cada ubicación tenía su propio par de dispositivos NAS de NetApp, el software SnapMirror de NetApp para replicar los datos a un tercer NetApp fuera de las instalaciones, una red MPLS privada que conectaba los sitios y aceleradores WAN de Riverbed para acelerar la replicación entre sitios.
Cada ubicación era una isla de almacenamiento, que requería su propia gestión, planificación de la capacidad y adquisición de almacenamiento.
Las normas administrativas decían que las carpetas de los proyectos debían vivir en un solo lugar. Así, si un proyecto se iniciaba en Bangor, se quedaba allí. Si un compañero de equipo en Atlanta necesitaba trabajar en el archivo, accedía a él a través de la WAN, realizaba modificaciones y lo guardaba.
Ahí es donde todo se vino abajo. Un ingeniero hacía clic en "Abrir" y comenzaba la descarga del archivo.
Esperarían. Esperar un poco más. Tomar un café. Enviar unos cuantos correos electrónicos. Hacer algunas llamadas. Quizás echar una pequeña siesta... Sigue descargando. Los archivos pueden tardar hasta 20 minutos -a veces más- en abrirse.
Multiplique esto por 900 personas y tendrá una cantidad fenomenal de tiempo perdido cada semana, mes y año.
Eso tiene un coste enorme. Digamos que incluso 200 personas pasan 30 minutos al día esperando que los archivos respondan.
Eso supone 40.000 horas de tiempo perdido al año.
"Es estupendo para proyectos en los que el 100% del personal se encuentra en un solo lugar, pero se rompe cuando empiezas a tener equipos fragmentados en varios lugares. Estábamos tratando de convertirnos en una organización mucho más colaborativa que pueda reunir equipos de proyectos que sean altamente efectivos sin importar dónde se encuentren los individuos, y el almacenamiento de datos se estaba convirtiendo en un gran impedimento para ello. La clásica solución multi-NAS más la aceleración WAN no funcionaba, y necesitábamos una nueva forma de hacer las cosas".
Consolidación de datos en la nube
Woodard & Curran sustituyó todos y cada uno de sus sistemas y procesos primarios, de copia de seguridad, de recuperación ante desastres y de archivado locales por Panzura CloudFS, y eligió Microsoft Azure como proveedor de almacenamiento en la nube pública.
Esto eliminó las islas de almacenamiento al consolidar todos los niveles de datos locales no estructurados en la nube, y permitió un rendimiento de los archivos con sensación local para cada usuario, en cualquier lugar, sin ningún cambio en los flujos de trabajo de los usuarios.
Ahorro de 350.000 dólares al año
El cambio a Panzura y Azure también generó un enorme ahorro de costes.
Al retirar sus sistemas NAS de NetApp, SnapMirror y los aceleradores WAN de Riverbed, Woodard & Curran eliminó los costes de actualización de cada acelerador cada tres o cuatro años por oficina. Esto supuso un ahorro de unos 120.000 dólares al año. El cambio de MPLS normal a conexiones de Internet más rápidas y menos costosas ahorró otros 225.000 dólares al año.
"Con la solución de nube híbrida Panzura , estamos ahorrando unos 350.000 dólares al año. Eso es enorme", dice Danila.
"La ingeniería es un negocio con pocos márgenes", dice Danila. "En TI, estamos constantemente tomando decisiones sobre en qué invertir. Este ahorro nos ha permitido actualizar nuestras tecnologías de videoconferencia, la velocidad de Internet, los sistemas de gestión de la información y otras áreas que necesitaban urgentemente una actualización."
Cómo recuperarse del ransomware en una hora
Hubo un beneficio adicional que no estaba en el tablero de dibujo cuando Woodard & Curran se embarcó en su iniciativa de la nube.
La empresa sufrió un ataque de ransomware que infectó muchos de sus archivos. Como Panzura hace que los datos sean inmutables desde el momento en que se almacenan en la nube y, además, los protege con instantáneas de solo lectura en el nivel del sistema de archivos, así como en cada ubicación, pudieron restaurar sus archivos aproximadamente una hora después de la infección.
"Guardamos instantáneas de dos años atrás, lo cual es otra gran ventaja de estar en la nube", dijo Danila. "Pagamos céntimos por ese almacenamiento, así que podemos retroceder todo lo que queramos".
Agilidad sin igual
Panzura también ayuda a Woodard & Curran a integrar las adquisiciones con mayor rapidez. Recientemente adquirió una empresa en California y pudo integrar las siete oficinas de esa firma en sus sistemas de información en solo una semana.
"Nuestra solución de nube híbrida disminuye significativamente la integración de la adquisición, porque ya no tenemos que enseñar a los nuevos empleados todos los nombres de los servidores de archivos en todas nuestras ubicaciones", dice Danila. "Les damos una única ubicación para todos los datos del proyecto, y están trabajando en una hora".
"Cuando adquirimos una empresa o abrimos una nueva oficina, ya no necesitamos comprar, montar y configurar el hardware. El hecho de tener acceso a cantidades inmensas de potencia de cálculo y pagar por ella sólo cuando la utilizamos cambia nuestra forma de hacer negocios. En el pasado, para realizar un modelado de datos de gran tamaño, comprábamos un servidor enorme y éste permanecía inactivo hasta que alguien quería procesar un modelo. Ahora sólo subimos y bajamos las máquinas virtuales de Azure cuando las necesitamos, lo que es increíble".
"La nube nos mantiene ágiles".
"Para mí, la mejor parte de esto es que nunca tengo que preocuparme de comprar más almacenamiento porque tenemos el Panzura dimensionado hasta un punto en el que, debido a la cantidad de datos que almacenamos frente a la cantidad de datos a los que se accede, mientras tengamos suficiente caché para cubrir lo que los usuarios finales están trabajando, el resto de esos datos fríos pueden sentarse en la nube y estar allí para siempre."